Hantera din tid effektivt – del 2

Med hjälp av några enkla tips kan du jobba både smartare och mindre. Ledarskapscoachen Catharina Sjögren delar med sig av sina viktigaste sanningar för att slippa negativ stress och få mer gjort utan att behöva jobba mer.

Forskning visar att sömn är ett mirakelmedel mot stress. Jobbar du 14 timmar om dagen istället för åtta kommer det gå ut över sömnen. När du är inne i den onda spiralen sätter du dig gärna med mobilen för att koppla av, men i själva verket ger mobilen motsatt effekt eftersom hjärnan fortsätter att arbeta. Du kan vända den negativa spiralen med hjälp av effektiv tidshantering.

Ledarskapscoachen Catharina Sjögren.

– Vinsterna är att du arbetar mer fokuserat genom att göra en sak i taget. Det sparar på hjärnans viktiga energi. När du planerar, strukturerar och prioriterar blir du lugnare och mer balanserad. Då kan du jobba smartare och mindre, men ändå få mer gjort, säger Catharina Sjögren som är professionell ledarskapscoach på Coacheffect.

I två artiklar delar Catharina med sig av sina bästa tips för hur du slipper negativ stress och får mer gjort utan att behöva jobba mer. Detta är den andra delen. Den första hittar du här.

Kontroll över din tid
Enligt Försäkringskassan är omkring 32 000 personer sjukskrivna på grund av svår stress – en siffra som stigit de senaste åren (2010 var 6 800 sjukskrivna). Med rätt enkla verktyg kan du faktiskt se till att inte hamna där. Ett sätt att undvika stress är att få bättre kontroll över din tid. Jag brukar använda mig av en matris med fyra fält.

Många av mina klienter säger att de ligger i ruta ett och tre, men att de vill ligga mer i ruta två. Är du i ruta två får du färre bränder att släcka. Då spenderar du mindre tid i ruta ett och fyra som medför stress. Lösningen är att blocka tid i din kalender för ruta två.

Planera – gör nu – undvik att skjuta upp
Har du läst mail och markerat dem som olästa igen? Då har du använt energi till att inte göra någonting alls. Tipset är att avsluta det du håller på med innan du går vidare till nästa uppgift.

Får du ett mail som du inte kan ta tag i på en gång tycker jag att du ska dra det till din kalender så att du blockerar tid för det där.

Gör de viktigaste och jobbigaste uppgifterna i början av veckan, eller först på dagen. Det som händer då är att du använder hjärnans energi till rätt saker. Då känner du dig säkert lättad, du får en kick, vilket ger energi. Det gör att du blir mer effektiv och tycker att jobbet är lättare och roligare. Då är du inne i en positiv spiral.

Mötesslav
För personer i ledande positioner upptas ungefär två av fem arbetsdagar av möten. Det är 40 procent av arbetstiden. Så innan du tackar ja till ett möte – fundera på om du verkligen kommer att bidra eller behöver närvara vid mötet. Många upplever att det är ineffektiv tid som spenderas i mötesrummen. För att hantera möten effektivt – tänk istället på mötet i tre faser:

1. Förberedelse:
   • Alla ska vara förberedda för att inte slösa varandras tid. Förberedelse leder till kortare och effektivare möten.
     
     
2. Själva mötet:
   • Absolut krav på närvaro. Inga mobiler eller datorer uppe, om det inte är för att anteckna. Många jobbar nämligen med annat på halvfart under mötet.
   • Bjud bara in dem som verkligen behöver närvara vid mötet.
   • Ha en agenda med start- och sluttid.
   • Tydliga handlingar: vem är ansvarig, vilka är åtgärdspunkterna, när ska det vara klart och när följer vi upp.
     
     
3. Ställtid och uppföljning:
   • Blocka för ställtid efter mötet så att du kan agera på de viktiga uppgifterna du fått under mötet.
   • Följ upp åtgärdspunkterna på nästa möte. Annars signalerar du att arbetet och uppgifterna var oviktiga.

Emails
Mail är en stor tidstjuv som ger snabba kickar – därför kollar du gärna mail istället för att lägga tid på det du borde göra: viktiga strategiska uppgifter och rapporter. Här kommer fyra råd som kommer hjälpa dig att spara tid: 

• Stäng av mailnotiser.
• Börja helst inte dagen med mail – börja med det viktigaste först. Bestäm istället ett par fasta tider då du kollar mail.
• Sätt alltid deadlines och var tydlig i dina mail. Beskriv vad du vill får ut av mailet och vad mottagaren ska agera på.
• Svara, spara och kasta. Töm din inkorg när du har dina mailstunder.

Prioritera – våga säg nej

• Sätt mål för varje enskild dag.
• Gör en grov att göra-lista med ställtider och marginaler.
• Innan du säger ”ja” till något: beräkna och prioritera – bestäm när du kan leverera.
• Börja med det viktigaste först.

När du planerar, strukturerar och prioriterar blir du effektiv.