Hantera din tid effektivt – del 1

Med hjälp av några enkla tips kan du jobba både smartare och mindre. Ledarskapscoachen Catharina Sjögren delar med sig av sina viktigaste sanningar för att slippa negativ stress och få mer gjort utan att behöva jobba mer.

I två artiklar delar Catharina med sig av sina bästa tips för hur du slipper negativ stress och får mer gjort utan att behöva jobba mer. Detta är den första delen. Den andra hittar du här.

Det finns bara ett visst antal timmar på en arbetsvecka. Så för att hinna med mer jobbar du kanske över. Kvällar och helger ger dig tid att hinna ifatt med arbetet. För att bli effektivare jobbar du simultant med flera projekt. Du tar hjälp av smarta lösningar för att öka effektiviteten ytterligare. Det gör dig kontaktbar dygnet runt, påminner dig om det du missat samtidigt som det skapar negativ stress. Att arbeta på det viset är rent av skadligt för kroppen.

– Negativ stress är som att dricka gift, du får i dig för mycket adrenalin och kortisol. Du kan bli lättirriterad, lite aggressiv och till slut börjar du förmodligen tulla på sömnen. Och det är precis det du inte ska göra, säger Catharina Sjögren som är professionell ledarskapscoach på Coacheffect.

”Negativ stress är som att dricka gift. ” Ledarskapscoachen Catharina Sjögren.

Koppla ner – prestationspaus

Jag började jobba före datorns stora genomslag. Jag satt vid en skrivmaskin och skrev. Sedan lade jag det jag skrivit i ett kuvert och postade det innan jag började med nästa uppgift. I dag arbetar vi gärna simultant istället.

Du multitaskar garanterat med sms, mail och Linkedin utan att du tänker på det. Du pausar förmodligen inte för reflektion när du står i kön inne på Ica, eller när du har fem minuter för dig själv. Istället tar du upp mobilen.

Att aldrig tillåta hjärnan att koppla ner och reflektera gör att vi gradvis förlorar förmågan att styra vår egen uppmärksamhet. Hjärnan får för mycket information.

Egentligen är det rätt så enkelt att träna din närvaro och fokus. Det kan vara så enkelt som att ta en prestationspaus och andas i 60 sekunder. Jag brukar utmana klienter att sätta sig och inte göra någonting när de har en liten paus. Bara låta tankarna vara. Eller räkna från tio till noll så att hjärnan fokuserar på att göra ”ingenting”. Efter två veckor inser många vilket fantastiskt verktyg det är och vilken skillnad det gör. Du tränar på att styra din egna mentala fokus.

Sakta ner

Geparden kan springa 120 kilometer i timmen under kortare stunder. Skulle den springa en hel dag hade den dött av utmattning. När den har jagat tar den tid för vila. Av samma skäl kan vi inte ligga på 120 procent hela tiden.

Fortsätter du att jobba på kvällen är du oftast inte effektiv eftersom din hjärna har en begränsad mängd energi. När den är slut gör du inte längre ett lika bra jobb. Bland annat försvinner ditt strategiska tänk ju tröttare du blir. Egentligen handlar det om att stanna upp och fokusera medvetandet – vila hjärnan precis som geparden vilar fysiskt.

Ta en kort paus om du är stressad. Prova att jobba fokuserat i två timmar. Börja med den jobbigaste eller svåraste uppgiften. Sen tar du en kopp kaffe eller en promenad i solen. Då använder du hjärnan optimalt. Då kan du också öka farten och resultaten. Med andra ord behöver du inte jobba över.

Styrd närvaro – mer effektivitet

Jag brukar likna simultanarbete – multitasking – med en teaterscen där man släppt in 50 personer samtidigt. 50 skådespelare som inte har någon aning om vad den andra gör. Tänk dig att du är regissören som styr vem som ska komma upp – där har du ett verktyg för att styra din närvaro och din fokus.

Genom att du fokuserar på en sak i taget – monotasking – blir du mer effektiv. Men det kräver att teaterregissören styr med järnhand och inte tillåter mer än en skådespelare på scenen i taget. Det vill säga att du gör en uppgift i taget och inte distraheras och tappar fokus.

Monotasking i stället för multitasking

Hjärnans yttersta lag är att maximera belöning och minimera hot. Det gör att din hjärna väljer att kolla inkorgen framför den faktiska uppgiften du sitter med. Hjärnan kan inte prioritera själv.

Du kanske tänker att du sparar tid genom att växla mellan mail, mobil och den faktiska arbetsuppgiften. Det gör du inte, men du får dopaminkickar av att göra fler saker samtidigt och du får en tillfredsställelse av att bocka av grejer. Till slut leder det till rastlöshet.

Konsekvensen av att multitaska är att du sänker din grad av prioritering, målfokus, handling och resultat. Enda sättet att utföra två uppgifter, om snabbhet och noggrannhet är viktigt, är att göra dem en i taget. Tipset är att träna hjärnan att fokusera, att träna den att göra en sak i taget. Det kan du göra genom att inte ta upp mobilen och inte svara på nästa sms eller mail fram till dess att du slutfört uppgiften du håller på med.

Fokus – undvik distraktion

Tänk igenom den här arbetsdagen, hur ofta har du blivit avbruten?

Det finns studier som visar att vi blir avbrutna var elfte minut i jobbet och att det tar 25 minuter att återgå till den ursprungliga uppgiften, om vi överhuvudtaget ens återupptar den. När vi multitaskar blir vi ofta intensiva, men inte effektiva, eftersom vi fastnar i detaljer i stället för att se helheten.

Hjärnforskning konstaterar att fokus är en byggsten för att hjärnan ska prestera och leverera på topp. Tipset är att planera dagen så att du gör det jobbigaste först och se till att inte bli avbruten. Dela exempelvis upp dagen i fyra block med uppgifter som du sedan betar av.

Så säg nej till multitasking, säg ja till obruten tid i kalendern och se till att stänga av alla kommunikationskanaler, som kan distrahera när du ska göra en viktig uppgift.